12/28/2014

KODE ADMINISTRASI DALAM SURAT MENYURAT

KODE ADMINISTRASI DALAM SURAT MENYURAT
KODE ADMINISTRASI DALAM SURAT MENYURAT


Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:
  • Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
  • Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.
  • Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.


Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyuratdimaksudkan terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.

Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat
Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.


Kepala surat memuat :
  • Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat
  • Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan  warna huruf hitam tebal
  • Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital   dengan menggunakan huruf hitam tebal
  • Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal
 .


NOMOR DAN KODE SURAT
  1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.
  2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.
  3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang  sesungguhnya.
.

KODE SURAT

1.      Kode surat terdiri dari :
a.Surat Keputusan= SKep
b.Surat Keterangan= SKet
c.Surat Edaran= SEd
d.Surat Tugas= ST
e.Surat Kuasa= SK
f.Surat Peringatan= SP
g.Surat Ijin Kegiatan= SIK
h.Surat Perjanjian= SPn
i.Surat Undangan= Und
j.Memorandum= Mem
k.Nota Dinas= Nd
l.Pengumuman= Peng
m.Surat Ketetapan= STap
n.Surat Perintah= SPer
o.Surat Lain – lain= L
2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan
a.Konferensi Zona= KZ
b.Seminar Umum= SU
c.Seminar Teknologi= ST
3.      Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII
4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT
1.      Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:


Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani   oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.
  •  Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi  stempel surat.
  • Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan  telah ditentukan.
  • Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.
AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.


Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.
1.      Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :
  • Sangat rahasia  : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan  jika  di ketahui  oleh  pihak  lain  akan mengancam suatu instansi/organisasi.
  • Rahasia/terbatas  : artinya  surat  yang  hanya  boleh  diketahui  oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.
  • Biasa   : artinya  surat  yang  boleh  diketahui  oleh  pihak  yang tidak   berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan.
   2.      Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :
  • Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.
  • Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.
  • Kilat/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
  • Kilat Khusus/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau


rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.
000  UMUM
001  Lambang
002  Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1
003  Hari Raya/Besar
004  Ucapan
005  Undangan
020  PERALATAN
040  PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi
042  Dokumentasi
045  Kearsipan
060  ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
090  PERJALANAN DINAS
230  ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
232  Persatuan Guru Republik Indonesia
236  Korps Pegawai Republik Indonesia
239  Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240  ORGANISASI PEMUDA
410  PEMBANGUNAN DESA
411  Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14  Pungutan
  .2  Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32  Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33  Pusat Latihan
.34  Kursus-Kursus
.35  Kurikulum / Sylabus
.36  Ketrampilan
.37  Pramuka
  .4  Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25  Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
  .3  Koperasi Desa
.32  Koperasi Usaha Desa
 420  PENDIDIKAN
   .1  Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja
421  Sekolah
   .1  Pra Sekolah
   .2  Sekolah Dasar
   .3  Sekolah Menengah
   .4  Sekolah Tinggi
   .5  Sekolah Kejuruan
   .6  Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
   .7  Kegiatan Pelajar
 .71  Reuni Darmawisata
 .72  Pelajar Teladan
 .73  Resimen Mahasiswa
   .8  Sekolah Pendidikan Luar Biasa
   .9  PLS / Pemberantasan Buta Huruf
422  Administrasi Sekolah
  .1  Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan
  .2  Tahun Pelajaran
  .3  Hari Libur
  .4  Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
  .5  Beasiswa
423  Metode Belajar
  .1  Kuliah
  .2  Ceramah, Simposium
  .3  Diskusi
  .4  Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
  .5  Kurikulum
  .6  Karya Tulis
  .7  Ujian
424  Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
  Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425  Sarana Pendidikan
  .1  Gedung
  .11  Gedung Sekolah
  .12  Kampus
  .13  Pusat Kegiatan Mahasiswa
  .2  Buku
  .3  Perlengkapan Sekolah
426  Keolahragaan
  .1  Cabang Olah Raga
  .2  Sarana
 .21  Gedung Olah Raga
 .22  Stadion
 .23  Lapangan
 .24  Kolam renang
  .3  Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade,
  .4  KONI
427  Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja
  Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428  Kepramukaan
429  Pendidikan  Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890
430  KEBUDAYAAN
431  Kesenian
   .1  Cabang Kesenian
   .2  Sarana
  .21  Gedung Kesenian
432  Kepurbakalaan
433  Sejarah
434  Bahasa
435  Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440  KESEHATAN
441  Pembinaan Kesehatan
442  Obat-obatan
443  Penyakit Menular
444  Gizi
445  Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling,  Poliklinik
446  Tenaga Medis
448  Pengobatan Tadisional
450  AGAMA
451  Islam
 .1  Peribadatan
 .11  Sholat
 .12  Zakat Fitrah
 .13  Puasa
 .14  MTQ
 .2  Rumah Ibadah
 .3  Tokoh Agama
 .4  Pendidikan
 .41  Tinggi
  42  Menengah
 .43  Dasar
 .44  Pondok Pesantren
 .45  Gedung Sekolah
 .46  Tenaga Pengajar
 .47  Buku
 .48  Dakwah
 .49  Organisasi / Lembaga Pendidikan
 .5  Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb
 .6  Peradilan
 .7  Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
 .8  Mazhab
456  Urusan Haji
  .1  ONH
  .2  Manasik
560  TENAGA KERJA
   .1  Pengangguran
561  Upah
562  Penempatan Tenaka Kerja, TKI
563  Latihan Kerja
564  Tenaga Kerja
800KEPEGAWAIAN
810PENGADAAN
820MUTASI
822Kenaikan Gaji Berkala
823Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
824Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
825Datasering dan Penempatan Kembali
826Penunjukan Tugas Belajar
828Mutasi Dengan Instansi Lain
830KEDUDUKAN
Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/
Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat
831Perhitungan Masa Kerja
832Penyesuaian Pangkat / Gaji
833Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
834Jenjang Pangkat / Eselonering
840KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah,
Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.
841Tunjangan
.1Jabatan
.2Kehormatan
.3Kematian/Uang Duka
.4Tunjangan Hari Raya
.5Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
.6Keluarga
.7Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
842Dana
.1Taspen
.2Kesehatan
. 3Asuransi
843Perawatan Kesehatan
844istribusi
845Perumahan/Tanah
846Bantuan Sosial
850CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain
860PENILAIAN
861Penghargaan
.1Bintang/Satyalencana
.2Kenaikan Pangkat Anumerta
.3Kenaikan Gaji Istimewa
.4Hadiah Berupa Uang
.5Pegawai Teladan
862Hukuman
863Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864Ujian Dinas
865Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P)
870TATA USAHA KEPEGAWAIAN
871Formasi
872Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
873Registrasi
.1NIP
.2KARPEG
.3Legitiminasi/Tanda Pengenal
.4Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu
874Daftar Riwayat Pekerjaan
875Kewenangan Mutasi Pegawai
876Penggajian
.1SKPP
877Sumpah/Janji
878Korps Pegawai
880PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu Untuk
Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat
881Permintaan Sendiri
882Dengan Hak Pensiun
883Karena Meninggal
884Alasan Lain
885Uang Pesangon
886Uang Tunggu
887Untuk Sementara Waktu
888Tidak Dengan Hormat
890PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri,
Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan
891Perencanaan
892Pendidikan _Egular / Kader
893Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
894Pendidikan Luar Negeri
895Metode
896Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
897Administrasi Pendidikan
898Fasilitas Belajar
899Sarana
900KEUANGAN
910ANGGARAN
920OTORISASI / SKO
930VERIFIKASI
940PEMBUKUAN
950PERBENDAHARAAN
960PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
961Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
970PENDAPATAN
990BENDAHARAWAN
Demikian rincian singkat tentang Penomoran Surat. Semoga bermanfaat untuk semuanya
Sumber : https://efullama.wordpress.com
thank you for visitor , may be useful to you all

Download Aplikasi Admnistrasi Guru :